BÍ QUYẾT NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ CẤP TRUNG CHO NHÀ LÃNH ĐẠO HIỆN ĐẠI

Quản lý cấp trung đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa cấp cao và nhân viên. Họ là những người trực tiếp thực hiện chiến lược và truyền cảm hứng cho đội ngũ. Để đảm bảo sự thành công của tổ chức, việc nâng cao năng lực quản lý cấp trung là điều vô cùng cần thiết. Hãy cùng Trường doanh nhân HBR khám phá những bí quyết giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo cấp trung xuất sắc, truyền cảm hứng và dẫn dắt tổ chức đến thành công.

1. Quản lý cấp trung là gì?

Quản lý cấp trung (Middle manager) đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc tổ chức, là những người kết nối giữa lãnh đạo cấp cao và đội ngũ nhân viên. Họ chịu trách nhiệm thực thi các chiến lược kinh doanh do lãnh đạo cấp cao đề ra, đồng thời đảm bảo sự vận hành suôn sẻ của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, điều phối các phòng ban hoặc bộ phận dưới quyền.

Với vai trò là cánh tay nối dài của ban lãnh đạo, các nhà quản lý cấp trung đảm bảo sự liên kết và đồng bộ trong quá trình vận hành hệ thống, giữ cho các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách thống nhất và hiệu quả.

Thông thường, các nhà quản lý cấp trung sẽ phụ trách điều hành một phòng ban, chi nhánh hoặc một khu vực cụ thể. Một số vị trí quản lý cấp trung tiêu biểu bao gồm:

• Giám đốc chi nhánh
• Giám đốc khu vực
• Cửa hàng trưởng
• Quản lý bộ phận
• Trưởng phòng
• Tổ trưởng
• Giám đốc phân xưởng

2. Nhu cầu nâng cao năng lực quản lý cấp trung trong bối cảnh hiện nay

Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, các chủ doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều khó khăn do thiếu nền tảng kiến thức quản trị, đặc biệt là trong việc quản lý cấp trung. Điều này dẫn đến một số vấn đề nghiêm trọng như:

• Thiếu hệ thống quản trị bài bản: Do các chủ doanh nghiệp thường đi lên từ nghề, kinh doanh dựa trên kinh nghiệm và cảm xúc. Họ thường thiếu kiến thức nền tảng về quản lý và điều hành, dẫn đến việc phân bổ công việc không hiệu quả.
• Phụ thuộc vào lãnh đạo cấp cao: Quản lý cấp cao thường phải ôm đồm quá nhiều việc do đội ngũ quản lý cấp trung chưa có đủ năng lực để gánh vác trách nhiệm, khiến công việc trở nên thiếu tính phân cấp và chuyên nghiệp.
• Không rõ ràng trong truyền đạt chiến lược: Lãnh đạo cấp cao gặp khó khăn trong việc truyền tải tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược kinh doanh đến cấp dưới thông qua các nhà quản trị cấp trung. Điều này dẫn đến sự thiếu kết nối giữa mục tiêu doanh nghiệp và hiệu suất thực tế của các đội ngũ nhân viên.
• Quản lý nhân viên chưa hiệu quả: Các nhà quản lý cấp trung chưa thể đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo và phát triển đúng hướng, dẫn đến tình trạng hiệu suất kém, thiếu sự hợp tác và không đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Để giải quyết các vấn đề trên, việc nâng cao năng lực quản lý cấp trung trở nên cấp thiết và đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp:

• Hỗ trợ lãnh đạo cấp cao: Khi quản lý cấp trung hoạt động hiệu quả, họ sẽ giúp giảm tải cho lãnh đạo cấp cao, đảm bảo chiến lược được triển khai đúng hướng mà không cần sự can thiệp liên tục từ lãnh đạo.
• Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc: Quản lý cấp trung có kỹ năng tốt sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, cải thiện hiệu suất và duy trì động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên, góp phần vào tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
• Cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên: Nhà quản trị cấp trung trở thành cầu nối vững chắc, giúp truyền đạt rõ ràng mục tiêu của lãnh đạo cấp cao đến nhân viên, đồng thời thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên để cải tiến quy trình quản lý.
• Tạo đà phát triển bền vững: Với đội ngũ quản lý cấp trung mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô và duy trì tính linh hoạt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
• Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Khi đội ngũ quản lý có năng lực, quy trình làm việc sẽ trở nên hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

>>> XEM THÊM: 15+ CÁCH NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ

3. Công việc chính của nhà quản trị cấp trung

Các nhà quản trị cấp trung đóng vai trò then chốt trong việc điều phối hoạt động và triển khai chiến lược kinh doanh của tổ chức. Họ chịu trách nhiệm thực hiện một loạt các nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự vận hành hiệu quả của doanh nghiệp:

• Xây dựng quy trình, kế hoạch để hiện thực hóa chiến lược phát triển từ lãnh đạo cấp cao
• Phân chia công việc, điều phối phòng ban và định hướng các bộ phận đạt mục tiêu chung
• Giám sát, đánh giá hiệu suất nhân viên thông qua báo cáo từ các quản lý cấp dưới
• Truyền cảm hứng, tạo động lực và giải quyết các vấn đề nội bộ trong nhóm
• Tham gia tuyển dụng, đào tạo và thiết lập chính sách phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
• Đo lường, tổng hợp kết quả và báo cáo tiến độ với lãnh đạo cấp cao

4. Các kỹ năng quan trọng cần có để nâng cao năng lực quản lý cấp trung

Để trở thành một nhà quản lý cấp trung xuất sắc, việc sở hữu các kỹ năng đa dạng là điều bắt buộc. Như ông Tony Dzung, chuyên gia về quản lý nhân sự và đào tạo doanh nghiệp tại Trường doanh nhân HBR đã chỉ ra: “Nhà quản trị cấp trung không chỉ cần hoàn thành công việc mà còn phải trở thành một người cố vấn, dẫn dắt đội ngũ vượt qua thách thức. Họ cần phát triển những kỹ năng mềm như quản lý con người, giải quyết xung đột và ra quyết định một cách hiệu quả." 

Dưới đây là những kỹ năng cốt lõi một nhà quản lý cấp trung cần có:

• Kỹ năng xây dựng kế hoạch và chiến lược: Thiết lập mục tiêu và tạo ra kế hoạch chi tiết, giúp nhân viên nắm rõ tầm nhìn, định hướng và các công việc cụ thể để thực hiện.
• Kỹ năng giao tiếp: Là cầu nối giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên, nhà quản lý cấp trung cần giao tiếp rõ ràng, khéo léo, đồng thời biết lắng nghe và thấu hiểu.
• Kỹ năng báo cáo: Theo dõi, đánh giá hiệu quả và báo cáo tình hình một cách rõ ràng, giúp cấp trên ra quyết định phù hợp và hiệu quả.
• Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề: Phân tích tình hình, tư duy logic và xử lý nhanh nhạy giúp quản lý cấp trung đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.
• Kỹ năng quản lý đội nhóm: Thấu hiểu nhu cầu của nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong đội nhóm, giúp tăng sự hài lòng và hiệu suất làm việc.

5. Xây dựng chiến lược nâng cao năng lực quản lý cấp trung dành cho lãnh đạo

Nâng cao năng lực quản lý cấp trung là một trong những yếu tố then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Lãnh đạo không chỉ cần đưa ra chiến lược tổng thể mà còn phải xây dựng một đội ngũ quản lý có khả năng thực thi hiệu quả. Để làm được điều đó, việc đầu tư vào đào tạo, hỗ trợ phát triển và tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ quản lý cấp trung trở nên vô cùng quan trọng.

5.1. Thiết kế chương trình đào tạo nội bộ cho quản lý cấp trung

Đào tạo dài hạn cho đội ngũ quản lý cấp trung giúp nâng cao năng lực lãnh đạo quản lý, tối ưu hiệu suất làm việc và tạo ra sự hài lòng trong môi trường công việc. Việc đào tạo không chỉ trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết mà còn giúp họ thích ứng nhanh với các thay đổi về chiến lược và thị trường.

Để đảm bảo chương trình đào tạo đạt hiệu quả, nó cần phải phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đặc biệt, các khóa học nên được đồng bộ với chiến lược phát triển tổng thể của tổ chức. Dưới đây là các bước thiết yếu để xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu quả:

• Xác định các kỹ năng cần phát triển: kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, ra quyết định và giải quyết vấn đề.
• Thiết kế chương trình đào tạo tương ứng với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Phân chia giai đoạn đào tạo hợp lý, đảm bảo sự liên tục trong lộ trình học tập và phát triển.

5.2. Coaching và Mentoring - Hỗ trợ phát triển quản lý cấp trung

Coaching và mentoring là hai phương pháp hữu hiệu giúp đội ngũ quản lý cấp trung phát triển tư duy lãnh đạo. Những buổi hướng dẫn 1:1 với các cố vấn giàu kinh nghiệm không chỉ mang lại kiến thức thực tế mà còn giúp quản lý cải thiện khả năng ra quyết định.

Quá trình coaching giúp quản lý rèn luyện tư duy phân tích và lãnh đạo một cách chủ động, tự tin hơn. Việc này không chỉ nâng cao năng lực cá nhân mà còn gia tăng giá trị cho toàn bộ tổ chức thông qua những cải tiến về cách thức quản lý và điều hành.

Coaching và mentoring không chỉ là phương pháp nâng cao năng lực lãnh đạo mà còn là cách để phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ quản lý cấp trung. Ông Tony Dzung, với kinh nghiệm dày dặn trong việc đào tạo và phát triển nhân sự, đã thực hiện hàng loạt chương trình mentoring cho các nhà quản lý cấp trung. 

Một ví dụ điển hình là chương trình TƯ VẤN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ của Trường doanh nhân HBR, nơi các nhà quản lý cấp trung được học hỏi từ chuyên gia nhân sự Mr. Tony Dzung - chủ tịch HĐQT của HBR Holdings với hơn 1400+ nhân sự để giải quyết các vấn đề thực tế trong công việc. Thông qua các buổi mentoring, nhiều nhà quản lý cấp trung đã cải thiện khả năng lãnh đạo của mình, từ đó tăng hiệu quả quản lý và xây dựng đội ngũ mạnh mẽ hơn.

5.3. Áp dụng công nghệ vào quản lý

Sử dụng công nghệ hiện đại là cách tối ưu để quản lý cấp trung cải thiện hiệu suất và đơn giản hóa quy trình làm việc. Các phần mềm và công cụ quản lý sẽ giúp họ dễ dàng kiểm soát dự án, phân công nhiệm vụ và đánh giá hiệu quả công việc. Ví dụ:

• Ứng dụng các công cụ quản lý dự án như Asana, Trello để phân công và theo dõi tiến độ.
• Sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suất nhân sự như BambooHR để giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc và ra quyết định nhanh chóng dựa trên các dữ liệu được cung cấp bởi phần mềm quản lý.

5.4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ quản lý cấp trung

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố nền tảng giúp quản lý cấp trung phát triển bền vững. Một môi trường làm việc hỗ trợ, khuyến khích sự phát triển cá nhân và nhóm sẽ tạo điều kiện để đội ngũ quản lý phát huy hết tiềm năng của mình.

Việc xây dựng cơ chế thưởng phạt minh bạch, công bằng cũng góp phần thúc đẩy động lực làm việc, giúp các nhà quản lý cảm thấy họ được công nhận và có giá trị trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ còn giúp duy trì tinh thần đồng đội và sự gắn kết, tạo ra một môi trường làm việc hài hòa và hiệu quả.

6. Bí quyết giúp chủ doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý cấp trung

Nâng cao năng lực quản lý cấp trung là một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Các chủ doanh nghiệp cần phải xác định rõ các chiến lược phù hợp để phát huy hết tiềm năng của đội ngũ này. Dưới đây là những phương pháp giúp các lãnh đạo xây dựng và phát triển năng lực quản lý cấp trung một cách hiệu quả.

6.1. Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng

Để nâng cao năng lực quản lý cấp trung, một trong những bí quyết quan trọng là xây dựng lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng. Điều này không chỉ giúp các quản lý hiểu rõ con đường thăng tiến mà còn định hướng họ trong việc phát triển các kỹ năng và kiến thức cần thiết. 

Một lộ trình rõ ràng khuyến khích sự học hỏi liên tục và tạo cơ hội cho quản lý cấp trung được thử thách thông qua các nhiệm vụ mới, từ đó phát triển toàn diện cả về chuyên môn lẫn kỹ năng lãnh đạo.

6.2. Đào tạo và huấn luyện kỹ năng lãnh đạo

Đào tạo và huấn luyện lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển đội ngũ quản lý cấp trung. Các khóa học về quản lý con người, giải quyết xung đột, và ra quyết định chiến lược giúp họ đối mặt tốt hơn với các thách thức trong công việc. 

Đặc biệt, việc tiếp cận các chương trình huấn luyện từ chuyên gia và tham gia hội thảo giúp quản lý cấp trung nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và tăng cường khả năng quản lý đội ngũ một cách hiệu quả.

Tham gia ngay khoá học XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM để:

- Xây dựng nền tảng lãnh đạo: Thấu hiểu bản thân & quản trị chính mình (Lãnh đạo bản thân)

- Nắm chắc các nguyên tắc xây dựng và dẫn dắt đội nhóm vững mạnh (Lãnh đạo đội nhóm)

- Kiến tạo tầm nhìn đưa doanh nghiệp tăng trưởng bền vững (Lãnh đạo doanh nghiệp)

- Phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận cho tổ chức

6.3. Tăng cường khả năng giao tiếp và hợp tác

Khả năng giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để quản lý cấp trung có thể điều phối đội nhóm và duy trì sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong công việc. Đào tạo về kỹ năng lắng nghe, phản hồi xây dựng và lãnh đạo với sự thấu hiểu sẽ giúp họ quản lý đội nhóm tốt hơn. Việc thiết lập các kênh giao tiếp mở cũng giúp họ dễ dàng trao đổi thông tin, tạo điều kiện cho sự hợp tác và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

6.4. Phân quyền và ủy thác trách nhiệm

Phân quyền hợp lý là một trong những cách thức giúp quản lý cấp trung phát triển kỹ năng tự quản lý và ra quyết định. Việc trao quyền tự chủ cho họ trong công việc giúp kích thích tinh thần chủ động và trách nhiệm, đồng thời tạo cơ hội cho họ học hỏi từ các trải nghiệm thực tế. Doanh nghiệp nên theo dõi và hỗ trợ nhưng không can thiệp quá mức để quản lý cấp trung có thể tự phát triển và điều hành bộ phận của mình một cách hiệu quả.

6.5. Khuyến khích sáng tạo và đổi mới

Môi trường khuyến khích sáng tạo và đổi mới là yếu tố quan trọng giúp quản lý cấp trung thử nghiệm những ý tưởng mới và phát triển giải pháp sáng tạo cho doanh nghiệp. Việc cung cấp công cụ, tài nguyên hiện đại như công nghệ AI và hệ thống quản lý dữ liệu không chỉ giúp họ làm việc hiệu quả hơn mà còn thúc đẩy quá trình sáng tạo. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tạo điều kiện và khen thưởng cho các nỗ lực đổi mới để thúc đẩy văn hóa sáng tạo.

6.6. Phát triển tư duy chiến lược

Một đội ngũ quản lý cấp trung giỏi cần có tư duy chiến lược vững chắc, khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể của doanh nghiệp và dự đoán xu hướng thị trường. Đào tạo về phân tích, lập kế hoạch chiến lược và đánh giá hiệu quả công việc giúp họ đóng góp hiệu quả vào các quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Tổ chức các buổi brainstorming hay hội thảo định kỳ giúp quản lý cấp trung có cơ hội tham gia vào việc định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

6.7. Xây dựng văn hóa học tập liên tục

Văn hóa học tập liên tục là một yếu tố không thể thiếu để duy trì sự phát triển bền vững của đội ngũ quản lý cấp trung. Tạo điều kiện cho họ tham gia vào các chương trình đào tạo, học hỏi từ đồng nghiệp, cố vấn, hay các khóa học trực tuyến giúp họ không ngừng nâng cao năng lực. Ngoài ra, khuyến khích họ học hỏi từ sai lầm và thử nghiệm các mô hình quản lý mới cũng là cách để phát triển tư duy sáng tạo và linh hoạt trong công việc.

6.8. Đo lường và phản hồi thường xuyên

Để đảm bảo sự phát triển liên tục của quản lý cấp trung, việc đo lường hiệu quả và cung cấp phản hồi thường xuyên là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số KPI rõ ràng và có hệ thống đánh giá công bằng. Đồng thời, các cuộc họp định kỳ để xem xét tiến trình và điều chỉnh chiến lược phát triển cá nhân cũng giúp quản lý cấp trung cải thiện các khía cạnh còn thiếu sót và phát huy điểm mạnh.

6.9. Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm

Làm việc nhóm và hợp tác liên phòng ban là yếu tố quan trọng để đội ngũ quản lý cấp trung có thể đạt được hiệu quả công việc cao. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện để họ tham gia vào các dự án liên phòng ban và tổ chức các hoạt động team building giúp gắn kết đội ngũ. Việc thúc đẩy sự hợp tác này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra sự đoàn kết và gắn kết trong môi trường làm việc.

6.10. Phát triển kỹ năng quản lý thay đổi

Trong bối cảnh thị trường luôn biến động, quản lý cấp trung cần được trang bị kỹ năng quản lý thay đổi để có thể ứng phó nhanh chóng và hiệu quả. Họ cần được hướng dẫn về cách truyền tải thông tin thay đổi một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thời khuyến khích sự chấp nhận và hợp tác từ đội ngũ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những biến động mà còn duy trì sự ổn định trong quá trình chuyển đổi.

7. Những thách thức khi thực hiện chương trình nâng cao năng lực quản lý cấp trung

Việc thiết kế và triển khai các chương trình nâng cao năng lực quản lý cấp trung luôn đối mặt với nhiều thách thức. Ngay cả những doanh nghiệp có thiện chí phát triển đội ngũ quản lý cũng thường gặp phải các rào cản lớn về thời gian, ngân sách và quy mô. Dưới đây là những thách thức điển hình khi thực hiện chương trình này:

• Thời gian: Quản lý cấp trung thường bận rộn, khiến việc tham gia các chương trình phát triển kỹ năng trở thành một nhiệm vụ phụ khó duy trì, dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng do sự tập trung bị hạn chế.
• Quy mô chương trình: Việc đào tạo trên diện rộng có thể khó khăn khi chương trình không đủ lớn để đáp ứng nhu cầu của toàn bộ nhóm quản lý cấp trung.
• Quản lý kỹ năng: Không dễ dàng cân bằng giữa các kỹ năng chung và yêu cầu cụ thể của từng cá nhân, dẫn đến việc giảng dạy có thể không hiệu quả.
• Ngân sách: Nguồn lực tài chính hạn chế gây áp lực trong việc thiết kế các chương trình vừa tiết kiệm chi phí vừa mang lại hiệu quả cao.

Những thách thức này nếu không được giải quyết kịp thời có thể làm giảm hiệu quả của chương trình, thậm chí khiến chương trình không đạt được mục tiêu ban đầu.

Trên đây là những bí quyết cốt lõi giúp nhà lãnh đạo nâng cao năng lực quản lý cấp trung và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn. Việc không ngừng học hỏi, phát triển bản thân và xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ là chìa khóa để thành công. Hy vọng rằng, những thông tin Trường doanh nhân HBR chia sẻ sẽ là hành trang hữu ích cho bạn trên con đường trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc.